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4 beneficios de tener un expediente digital en su empresa
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- Publicado: Miércoles, 28 Febrero 2024 14:23
Contar con un expediente digital administrativo implica organización, control, accesibilidad, protección de datos y mucho más.
A continuación, le compartimos 4 de sus principales beneficios para que se convenzas de dejar atrás su archivo y migrar a la nube.
¿Qué es un expediente digital?
Un expediente digital es un conjunto de archivos en formato electrónico, que sirven para diversos procesos administrativos como la gestión contable, documentos de RRHH, trámites y contratos legales y otros, mismos que se encuentran alojados en la nube y son gestionados a través de una plataforma.
Pero más allá de ser solo un repositorio de documentación, es una fuente de datos clave, que permite tener mayor control sobre la información de cada individuo que forma parte de una organización o de un grupo específico.
¿Cuáles son los beneficios de mantener un expediente digital?
El objetivo de almacenar la información de esta manera, es tenerla disponible en un sitio accesible y seguro, automatizar procesos técnico-administrativos, mejorar la operación y ahorrar tiempo, pero también representa beneficios muy específicos como:
- Descentralización de trámites: Es decir, que permite que distintas personas, incluso con diferente ubicaciones, puedan acceder y consultar la información de manera online, para realizar algún trámite o procedimiento. Un plus de los expedientes digitales es que reduce la probabilidad de cometer errores en la captura de la información.
- Facilidad de acceso a los expedientes: No solo por estar situado en la nube y poder acceder a él desde cualquier lugar, sino porque es muy fácil y rápido ubicar un expediente requerido, lo que disminuye el tiempo de búsqueda.
- Preservación y ahorro de recursos: Los expedientes digitales no ocupan espacio físico ni se deterioran, por lo que su conservación está asegurada, tanto del paso del tiempo como de pérdidas por descuido.
- Versatilidad de uso: Se puede fácilmente implementar en almacenamientos de Nube o Local, dejando el entorno de seguridad a la discreción y políticas de las empresas.