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Proteja su Empresa en la Era del Teletrabajo: Claves Legales y Mejores Prácticas
En el panorama empresarial actual, el teletrabajo ha dejado de ser una tendencia para convertirse en una realidad consolidada. Desde los desafíos impuestos por la pandemia, muchas organizaciones han adoptado esta modalidad como una alternativa flexible y, en muchos casos, necesaria. Sin embargo, esta nueva forma de trabajo trae consigo la necesidad de tener claras las implicaciones legales para proteger a su empresa de posibles contingencias.
En nuestro reciente webinar, abordamos tres pilares fundamentales para una gestión laboral exitosa en este contexto: los aspectos generales de la contratación, el régimen sancionatorio y los puntos clave de la ley de teletrabajo. Estos elementos, especialmente los dos primeros, son cruciales para asegurar que el teletrabajo se desarrolle de manera fluida, continua y con riesgos minimizados para su organización.
Aspectos Generales de la Contratación: La Base de una Relación Laboral Sólida
Desde el inicio de la relación laboral, es vital "marcar la cancha" con claridad. Ciertos elementos que quizás hoy no parezcan relevantes pueden adquirir importancia con el tiempo, a medida que su empresa evoluciona. Por ello, es fundamental abordarlos desde la contratación inicial.
En el contrato de trabajo, se recomienda especificar detalladamente:
- Tipo de contratación: Definida o indefinida.
- Horarios y jornadas: Incluya todas las posibles jornadas que puedan aplicarse en el futuro, incluso si el empleado actual no las requiere. Esto le brindará flexibilidad ante posibles cambios en las necesidades de su empresa.
- Contraprestación: El salario y otros beneficios.
- Funciones: Describa las funciones de manera general y no excluyente, permitiendo la asignación de tareas afines acordes a la capacidad y experiencia del trabajador, así como aquellas que indique la jefatura o constituyan política de la empresa. Esto evitará limitaciones futuras ante nuevas necesidades.
- Lugar de trabajo: Sea amplio al definir el lugar donde el trabajador puede ejercer sus labores, incluyendo oficinas actuales, futuras sucursales o incluso las instalaciones de clientes si su giro comercial lo requiere.
- Insumos y políticas: Los recursos proporcionados al empleado y la mención de la obligación de cumplir con las políticas internas de la empresa, tanto a nivel nacional como en el extranjero si fuese necesario.
Respecto al expediente laboral, asegúrese de contar con:
- El contrato de trabajo.
- Documentos de identidad.
- Incapacidades (si aplica).
- Anexos al contrato (por ejemplo, para incorporar el teletrabajo).
- Cartas responsivas por materiales o equipos entregados.
- Solicitudes de vacaciones.
- Carta de manifestación de conocimiento y aceptación de políticas (especialmente si se gestionan de forma electrónica, asegurando trazabilidad de la aceptación).
Finalmente, las políticas de la empresa son una herramienta poderosa para la defensa legal. En lugar de un Reglamento Interno de Trabajo (que requiere aprobación ministerial), considere establecer políticas internas claras y adaptables a las dinámicas cambiantes de las relaciones laborales. Es crucial:
- Generar capacitación y divulgación de estas políticas.
- Obtener respaldos que prueben el conocimiento y aceptación por parte de los trabajadores (firmas, acuses de recibo electrónicos, etc.).
- Actualizar las políticas según sea necesario y comunicar los cambios.
Algunas políticas relevantes pueden incluir permisos de personal, solicitud de vacaciones, código de vestimenta, uso de internet, uso del comedor, vehículos de la empresa, caja chica, reciclaje, acoso sexual, privacidad del colaborador y, fundamentalmente, una política específica de teletrabajo.
Régimen Sancionatorio: Estableciendo Consecuencias Claras
Una vez que los aspectos de contratación y las políticas están bien definidos, el régimen sancionatorio se facilita enormemente. Las reglas del juego se han establecido desde el inicio, minimizando la posibilidad de que un trabajador alegue desconocimiento.
Las herramientas principales en este régimen son las cartas de amonestación y las cartas de despido. Evite los apercibimientos verbales, ya que son difíciles de probar legalmente.
Al redactar una carta de amonestación, considere:
- Tener un esquema claro sobre los efectos de cada amonestación.
- Buscar un ambiente privado y un momento oportuno para entregarla.
- Utilizar una redacción que invite a la colaboración y a la mejora, evitando un tono acusatorio en el titular. En su lugar, solicite la atención del trabajador sobre la situación y recuérdele su importancia para la empresa.
- Cuidar el tono de voz al entregarla, transmitiendo un mensaje de oportunidad de aprendizaje y mejora.
Una carta de despido es fundamental para proteger a su empresa ante contingencias legales. Debe indicar claramente el motivo del despido, diferenciando entre despidos con responsabilidad (voluntad del patrono, artículo 85 inciso d del Código de Trabajo) y sin responsabilidad (basados en las causales de los artículos 71, 72 y 81 del mismo código).
Es crucial recordar que no se puede despedir a un trabajador por una causa no contemplada en el artículo 81. Para acciones como llegadas tardías o ausencias intermitentes no consecutivas, puede recurrir al inciso h del artículo 81, que permite el despido por negarse de manera manifiesta y reiterada a acatar las normas de la empresa en perjuicio del patrono. Para esto, es esencial contar con un historial de cartas de amonestación previas que documenten la reiteración de la falta.
Asimismo, el inciso i del artículo 81 se relaciona con incumplimientos del artículo 72 (abandono de trabajo, propaganda política en horas laborales, trabajar en estado de ebriedad, uso indebido de herramientas), requiriendo también una amonestación previa.
Para cualquier despido, es vital contar con pruebas (videos, testigos, documentos) que respalden la causal invocada ante un eventual juicio.
Aspectos Relevantes del Teletrabajo: Adaptando la Ley a su Realidad
La ley de teletrabajo, en esencia, modifica el lugar de ejecución del trabajo, pero la mayoría de las condiciones laborales se mantienen. Sin embargo, es crucial tener una política de teletrabajo bien definida y un anexo al contrato de trabajo que aborde específicamente esta modalidad.
Puntos clave de la ley:
- Ámbito y aplicación: Promueve y regula el teletrabajo en el sector público y privado. La aplicación es voluntaria tanto para el trabajador como para el empleador (artículo 2). No obstante, si desde la contratación inicial se acuerda la posibilidad de implementar el teletrabajo, deja de ser estrictamente voluntario.
- Reglas generales (artículo 6): Modifica la organización y la forma de trabajo, pero las condiciones laborales se mantienen, a menos que se acuerde una modificación por ambas partes.
- Obligaciones del trabajador (artículo 8): Cumplir horario, mantener conciencia real del trabajo, reportar problemas de equipo y conectividad. El anexo puede incluir la disponibilidad para retornar al trabajo presencial con un tiempo prudencial.
- Obligaciones del empleador (artículo 9): Prever el equipo, definir su uso y garantía, garantizar la Seguridad Social, avisar al Instituto Nacional de Seguros sobre el teletrabajo y respetar los derechos laborales.
- Riesgos laborales (artículo 10): Se aplica la misma póliza del Instituto Nacional de Seguros.
Una gestión cuidadosa desde la contratación y un régimen sancionatorio claro son la base para implementar el teletrabajo de forma segura y minimizar riesgos legales para su empresa.
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